Wie man eine Absage an einen Bewerber korrekt und empathisch formuliert
Wie man eine Absage an einen Bewerber korrekt und empathisch formuliert
Wenn Sie als Personaler oder Recruiter in Deutschland mit der Aufgabe konfrontiert sind, eine Absage an einen Bewerber zu schreiben, ist es nicht nur eine administrative Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Eine Absage an einen Bewerber kann die letzte Etappe eines langen Prozesses sein – aber sie muss nicht unbedingt negativ wirken. Mit der richtigen Formulierung können Sie Respekt zeigen, Empathie ausstrahlen und gleichzeitig klare Botschaften vermitteln.
In diesem Artikel werden wir Ihnen helfen, eine Absage an einen Bewerber zu formulieren, die sowohl professionell als auch menschlich klingt. Wir erklären, warum es wichtig ist, diese Absagen zu schreiben, wie Sie sie am besten gestalten und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Zudem bieten wir Ihnen praktische Muster und Tipps, um den Prozess effizient und respektvoll abzuwickeln.
Warum ist eine Absage an einen Bewerber wichtig?
Die Absage eines Bewerbers ist oft die letzte Phase des gesamten Rekrutierungsprozesses. Doch viele Unternehmen unterschätzen ihre Bedeutung. Die Wahrheit ist: Eine Absage an einen Bewerber kann genauso entscheidend für das Image eines Unternehmens sein wie die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
1. Positives Arbeitgeberimage
Ein Unternehmen, das Zeit und Mühe investiert, um Bewerberinnen höflich und transparent abzusagen, zeigt Respekt und Professionalität. Dies trägt dazu bei, ein positives Bild als Arbeitgeber zu vermitteln. In einer Zeit, in der Kandidatinnen immer mehr Auswahl haben, ist dies ein großer Vorteil.
2. Wiederkehrende Bewerber*innen
Manche Bewerber*innen passen zwar nicht auf die aktuelle Stelle, könnten aber für zukünftige Positionen perfekt geeignet sein. Wenn Sie ihnen eine freundliche Absage senden, erhöhen Sie die Chancen, dass sie sich später erneut bewerben.
3. Vermeidung von schlechten Bewertungen
In der digitalen Welt ist es leicht, eine negative Bewertung auf Plattformen wie Kununu oder Xing zu hinterlassen. Eine unfreundliche oder unklare Absage kann dazu führen, dass Bewerber*innen das Unternehmen negativ bewerten – und das hat Auswirkungen auf die Rekrutierung.
Was ist eine Absage an einen Bewerber?
Eine Absage an einen Bewerber ist ein Schreiben, das dem Bewerber mitteilt, dass er oder sie nicht in die engere Auswahl für eine Stelle gekommen ist. Es ist keine Abwertung ihrer Qualifikationen, sondern eine neutrale Information über die Entscheidung des Unternehmens.
Im Gegensatz zur positiven Rückmeldung (z. B. Einladung zu einem Vorstellungsgespräch) ist die Absage meist kürzer und direkter. Dennoch sollte sie immer wertschätzend formuliert werden, um den Bewerber*innen Respekt entgegenzubringen.
Wie formuliert man eine Absage an einen Bewerber?
Die Formulierung einer Absage an einen Bewerber hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel:
- Ob der Bewerber bereits in einem Vorstellungsgespräch gewesen ist
- Ob es sich um eine Initiativbewerbung handelt
- Ob die Absage telefonisch oder per E-Mail erfolgt
Dennoch gibt es einige allgemeine Prinzipien, die Sie beachten sollten:
1. Persönliche Ansprache
Vermeiden Sie generische Formulierungen wie „Sehr geehrter Bewerberin“. Stattdessen sprechen Sie den Bewerber*in direkt mit Namen an. Das zeigt, dass Sie sich Zeit genommen haben und ihn oder sie nicht als „Nummer“ behandeln.
2. Dank und Wertschätzung
Beginnen Sie mit einem Dank für die Bewerbung und die Zeit, die der Bewerber*in investiert hat. Zeigen Sie, dass Sie die Bewerbung ernst nehmen und die Qualifikationen würdigen.
3. Klare Botschaft
Machen Sie deutlich, dass der Bewerberin nicht in die nächste Runde kommt. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Es war schwierig, eine Entscheidung zu treffen“. Stattdessen sagen Sie direkt: „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidatin entschieden haben.“
4. Empathie und positive Abschlussformulierung
Zeigen Sie Empathie, indem Sie die Absage nicht als Kritik an den Qualifikationen interpretieren. Betonen Sie, dass es oft kleine Details waren, die zur Entscheidung führten. Beenden Sie mit einem positiven Wunsch für die Zukunft.
Musterabsagen: Wie man eine Absage an einen Bewerber formuliert
Hier sind fünf Mustertexte, die Sie nutzen können, je nachdem, in welchem Stadium der Bewerbung der Bewerber*in steht.
1. Absage auf eine Bewerbung für eine ausgeschriebene Stelle
Sehr geehrte*r [Vorname Nachname],
herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und das damit verbundene Interesse, für unser Unternehmen tätig zu werden. Sie haben uns einen guten Eindruck vermittelt, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie mitbringen.
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie aufgrund der Vielzahl an eingegangenen Bewerbungen diesmal nicht in die engere Auswahl aufnehmen konnten. Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Kritik an Ihren Fähigkeiten. Oftmals sind im Bewerbungsprozess kleine Details und Nuancen ausschlaggebend für eine Entscheidung und so haben wir uns für einen anderen Bewerber*in mit noch treffenderem Qualifikationsprofil entschieden.
Gerne möchten wir mit Ihnen in Kontakt bleiben. Melden Sie sich kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie in unseren Talente-Pool aufnehmen und über neue Stellenausschreibungen informieren.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
2. Absage nach einem Vorstellungsgespräch
Guten Tag, [Vorname Nachname],
wir bedanken uns sehr herzlich, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch mit uns genommen haben, wodurch wir die Möglichkeit hatten, Sie persönlich kennenzulernen.
Da Sie einen sehr positiven Eindruck auf uns gemacht haben, fällt es uns besonders schwer, Ihnen mitteilen zu müssen, dass eine anderer Kandidatin noch eine Spur besser auf das Stellenprofil gepasst hat und wir uns deshalb für sieihn entschieden haben.
Wir würden uns freuen, Ihr vielversprechendes Profil in unseren Talente-Pool aufnehmen zu dürfen. Melden Sie sich kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie künftig über neue Stellenausschreibungen informieren.
Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg für Ihren weiteren Karriereweg.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
3. Absage auf eine Initiativbewerbung
Guten Tag, [Vorname Nachname],
herzlichen Dank für Ihre Initiativbewerbung und das damit verbundene Interesse an unserem Unternehmen. Mit großer Freude haben wir Ihre Unterlagen gelesen, die uns einen guten Eindruck darüber vermittelt haben, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie mitbringen.
Wir haben alle Einsatzmöglichkeiten in unserem Unternehmen geprüft. Leider haben wir zum aktuellen Zeitpunkt keine Stelle zu besetzen, die zu Ihrem Profil und Ihren Qualifikationen passt und Ihren Vorstellungen entspricht.
Gerne möchten wir Sie jedoch in unseren Talente-Pool aufnehmen, um Sie in Zukunft bei passenden Stellenangeboten kontaktieren zu dürfen. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie auf neue Stellenangebote aufmerksam machen, bestätigen Sie dies bitte, indem Sie diesem Link folgen: [Link zum Talente-Pool einfügen].
Wir hoffen, bald wieder voneinander zu hören und wünschen Ihnen auf Ihrem weiteren Weg alles Gute und viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
4. Absage für einen Praktikumsplatz
Sehr geehrte*r [Vorname Nachname],
wir freuen uns sehr darüber, dass Ihre Wahl bei der Suche nach einem Praktikumsplatz auf unser Unternehmen gefallen ist und Sie die im Zuge Ihrer Ausbildung erworbenen Fähigkeiten bei uns zum Einsatz bringen möchten.
Bei der Vielzahl an Bewerbungen um einen Praktikumsplatz, die uns erreicht haben, ist uns die Entscheidung nicht leicht gefallen. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass unsere Wahl auf einen anderen Bewerberin gefallen ist, derendessen Qualifikationsprofil noch eine Spur besser zu unserem Unternehmen gepasst hat.
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Zukunft und viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
5. Absage auf eine englische Bewerbung
Lesen Sie auch:
Dear [Vorname Nachname],
Thank you very much for your interest in working for our company. We appreciate you taking the time to send us your job application and giving us the opportunity to learn about your skills and accomplishments.
Although we were impressed by your qualifications and job experience, we regret to inform you that we chose to offer the position to another candidate who was better suited for this particular role.
We truly appreciate your expertise and hope you will keep us in mind and apply again in the future. We wish you good luck with your job search and professional future endeavors.
ALTERNATIV: However, we would like to add you to our talent pool in order to contact you in the future should we have suitable job openings. If you agree to us alerting you to new job openings, please confirm this by following this link: [Link zum Talent Pool einfügen].
Kind regards,
[Ihr Name]
Tipps für eine empathische Absage
1. Zeit ist entscheidend
Lassen Sie den Bewerber*in nicht zu lange warten. Ideal ist es, innerhalb von 7–10 Tagen eine Rückmeldung zu geben. Je länger die Wartezeit, desto größer das Gefühl von Unwichtigkeit.
2. Persönlichkeit und Transparenz
Vermeiden Sie Generalisierungen. Sagen Sie nicht „Wir haben uns für einen anderen Kandidatin entschieden“, sondern nennen Sie konkret, was den anderen Bewerberin vorteilhafter machte. So zeigen Sie, dass Sie sich tatsächlich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben.
3. Empathie statt Kritik
Stellen Sie sicher, dass die Absage nicht als Abwertung wahrgenommen wird. Nutzen Sie Formulierungen wie „Wir haben uns für einen anderen Kandidat*in entschieden, weil…“ statt „Sie haben nicht gut genug abgeschnitten.“
4. Talente-Pool nutzen
Bieten Sie den Bewerber*innen an, in den Talentepool aufgenommen zu werden. Das zeigt, dass Sie ihre Qualifikationen schätzen und sie nicht einfach vergessen.
5. Gendersensible Sprache
Achten Sie darauf, dass die Absage inklusiv formuliert ist. Verwenden Sie beispielsweise „Sehr geehrte*r [Name]“ statt „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
1. Unklare Begründung
Eine Absage ohne Begründung wirkt unprofessionell und unempfindlich. Vermeiden Sie es, nur zu sagen: „Wir haben uns für jemand anderen entschieden.“ Erklären Sie, warum der andere Bewerber*in besser passte.
2. Fehlende Persönlichkeit
Eine maschinell verfasste Absage mit „Sehr geehrter Bewerberin“ wirkt kalt und distanziert. Nutzen Sie den Namen des Bewerbers und machen Sie die Absage individuell.
3. Übertriebene Lobeshymnen
Selbst wenn Sie den Bewerber*in beeindruckt haben, übertreiben Sie nicht. Übermäßiges Lob kann falsche Hoffnungen wecken und die Absage schwerer machen.
4. Keine Kontaktaufnahme
Wenn Sie den Bewerber*in in den Talentepool aufnehmen, sorgen Sie dafür, dass er oder sie weiß, wie Sie kontaktiert werden können. Geben Sie ihm/ihm die Möglichkeit, sich zu melden.
5. Zu späte Absage
Eine Absage, die erst nach Wochen kommt, kann frustrieren. Machen Sie klar, dass Sie die Bewerbung ernst nehmen und sich Zeit für die Entscheidung nehmen.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Absage an einen Bewerber
1. Muss eine Absage begründet werden?
Ja, es ist empfehlenswert, eine Begründung zu geben. Ohne Begründung kann die Absage als unprofessionell und unfreundlich wahrgenommen werden. Sie sollten jedoch nicht zu detailliert werden, sondern lediglich den Grund nennen, warum der andere Bewerber*in besser passte.
2. Wie lange darf eine Absage dauern?
Ideal ist es, innerhalb von 7–10 Tagen eine Antwort zu geben. Länger als 14 Tage ist unüblich und kann frustrierend wirken.
3. Sollte die Absage per E-Mail oder telefonisch erfolgen?
Das hängt vom Stadium ab. Für Bewerber*innen, die noch nicht in einem Vorstellungsgespräch waren, ist eine E-Mail angemessen. Für solche, die bereits ein Gespräch hatten, ist eine telefonische Absage oft besser, da sie persönlicher wirkt.
4. Darf man den Bewerber*in in den Talentepool aufnehmen?
Ja, aber nur mit Zustimmung. Fragen Sie den Bewerber*in, ob er oder sie in den Talentepool aufgenommen werden möchte.
5. Was tun, wenn der Bewerber*in nachfragt, warum er abgelehnt wurde?
Wenn der Bewerberin nachfragt, können Sie ihm/ihnen mitteilen, dass es aufgrund von Qualifikationen und Erfahrung war. Halten Sie sich jedoch zurück, wenn Sie nicht genau wissen, was den anderen Bewerberin vorteilhafter machte.
Fazit
Eine Absage an einen Bewerber ist mehr als nur eine administrativ notwendige Kommunikation. Sie ist eine Gelegenheit, Respekt zu zeigen, Empathie zu vermitteln und die Arbeitgebermarke zu stärken. Mit der richtigen Formulierung können Sie sogar die Chancen erhöhen, dass sich der Bewerber*in in Zukunft erneut bewirbt.
Indem Sie die Absage persönlich, wertschätzend und transparent gestalten, zeigen Sie, dass Sie den Bewerberin als Mensch und nicht nur als „Bewerbung“ betrachten. Und das ist in einer Zeit, in der Kandidatinnen immer mehr Auswahl haben, ein entscheidender Vorteil.
